Onboarding de clientes: cómo empezar cada proyecto con todo el material

Un buen onboarding de clientes consigue que el primer día de trabajo sea de trabajo, no de pedir accesos, buscar el logo en alta calidad o preguntar por WhatsApp quién aprueba los textos. Para social media managers, community managers, estudios de diseño y consultoría de marketing, se resume en cinco piezas que se montan una vez y sirven para cada proyecto.

1. ¿Qué preguntar en el formulario de alta?

Se envía al firmar y se rellena antes de la primera reunión. Así la reunión empieza con todo leído:

• Datos de facturación y persona de contacto (y quién aprueba, si no es la misma).
• Objetivo principal de los próximos tres meses, en una frase.
• Tres cuentas o marcas que le gustan y una que no, y por qué.
• Material disponible: logo, tipografías, fotos, textos.
• Lista de accesos que vas a necesitar, con las instrucciones para darlos.

2. ¿Cómo pedir los accesos sin pedir contraseñas?

Casi todas las herramientas permiten invitar a quien colabora con su propio usuario. Es más seguro para ambas partes y, cuando termina la colaboración, basta con quitar el acceso:

• Redes de Meta: acceso de socio en el portfolio comercial, no la contraseña de Instagram.
• Canva: invitación al equipo de la marca o una carpeta compartida.
• Google Drive o Analytics: compartir con tu email, con el permiso justo.
• Web: un usuario propio con rol de editora.
• Si alguna contraseña es inevitable, por un gestor de contraseñas, nunca por WhatsApp o email.

Hay más ideas para ordenar las herramientas en delegar tareas digitales sin perder el control, pensado desde el otro lado.

3. ¿Cómo organizar las carpetas de cada cliente?

Con una plantilla que se copia al firmar, siempre igual. Por ejemplo:

1. 0101 Marca (logo, colores, tipografías).
2. 0202 Material (fotos y textos que envía el cliente).
3. 0303 Entregas (por mes).
4. 0404 Informes.
5. 0505 Contrato y facturas.

Con una automatización, la carpeta se crea sola cuando se firma el contrato y el enlace llega al cliente en el email de bienvenida.

4. ¿Cómo poner límites sin parecer distante?

Escribiéndolos antes de que hagan falta. En el contrato y en el email de bienvenida: por dónde llegan las peticiones (un tablero, un email o un portal), en qué horario respondes y qué se considera urgente. WhatsApp, si se usa, solo para urgencias de verdad.

5. ¿Qué hacer cuando el material llega tarde?

Acordar desde el principio un calendario con fechas de entrega de material y qué pasa si no llega:

• Si el material llega tarde, la publicación o la entrega se mueve, no se comprime tu tiempo.
• Dos rondas de cambios incluidas en cada entrega; la tercera se presupuesta aparte.
• Las aprobaciones, por escrito y en el mismo canal de siempre.

El primer mes

Una revisión corta a las dos semanas para ajustar lo que no esté claro evita que los malentendidos se conviertan en costumbre.

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