Automatizaciones·6 min
6 recetas de automatización con Make y Zapier para pequeños negocios
Seis automatizaciones explicadas como una receta: qué las dispara, los pasos, el resultado y con qué herramientas se montan. Para copiarlas en tu negocio.
En resumen
- Cada receta tiene disparador, pasos, resultado y herramientas.
- Formulario a CRM con respuesta automática: la primera que conviene montar.
- Pago recibido, factura enviada y cliente dado de alta, sin tocar nada.
- Recordatorio de citas y petición de reseña después del servicio.
- Informe semanal con las cifras clave en tu email cada lunes.
- Pruébalas con datos de prueba y pon un aviso por si fallan.
Una receta de automatización es un flujo que se repite igual cada vez: cuando pasa algo (el disparador), la herramienta hace una serie de pasos y deja un resultado. Aquí tienes seis recetas probadas en pequeños negocios, listas para montar en Make o Zapier sin programar.
Si todavía no sabes cuál te conviene primero, empieza por leer qué automatizar primero en tu negocio. Y si te falta alguna herramienta de base, revisa el mínimo de herramientas digitales.
¿Cómo leer cada receta?
Cada receta indica cuándo se activa, los pasos en orden, qué consigues y qué herramientas necesitas. Los nombres de herramientas son ejemplos: casi todas tienen alternativas que funcionan igual, lo importante es que se puedan conectar con Make o Zapier.
Las 6 recetas
01
Formulario de la web → CRM + respuesta automática
Cuándo
Alguien rellena el formulario de contacto de tu web.
Paso 1
Crea o actualiza el contacto en el CRM con su origen.
Paso 2
Envía un email de respuesta con los siguientes pasos y un enlace para reservar.
Paso 3
Te avisa en el móvil o en el canal del equipo.
ResultadoCada contacto recibe respuesta al momento y queda registrado sin copiar nada.
HerramientasFormulario de tu web o Tally · CRM (HubSpot, Notion, Pipedrive) · Gmail
02
Pago recibido → factura + alta de cliente
Cuándo
Se cobra un pago en Stripe, PayPal o tu pasarela.
Paso 1
Crea la factura en tu programa de facturación y la envía al cliente.
Paso 2
Da de alta al cliente en el CRM con la etiqueta del servicio.
Paso 3
Crea la carpeta o el proyecto en tu herramienta de trabajo.
ResultadoCobras, facturas y empiezas el proyecto sin pasos manuales.
HerramientasStripe o PayPal · Holded, Quaderno o similar · Notion, Asana o Drive
03
Cita reservada → recordatorio + preparación
Cuándo
Un cliente reserva una cita en tu agenda online.
Paso 1
Envía la confirmación con la dirección o el enlace de la videollamada.
Paso 2
Programa un recordatorio 24 horas antes.
Paso 3
Crea una tarea para preparar la cita con los datos del cliente.
ResultadoMenos ausencias y ninguna cita sin preparar.
HerramientasCalendly, Cal.com o tu agenda · Gmail o WhatsApp · Notion o Asana
04
Servicio terminado → petición de reseña
Cuándo
Marcas un proyecto como terminado o pasan unos días desde la entrega.
Paso 1
Espera el número de días que elijas.
Paso 2
Envía un email corto pidiendo la reseña, con el enlace directo.
Paso 3
Si deja reseña, la guarda en tu hoja de testimonios.
ResultadoMás reseñas sin tener que acordarte de pedirlas.
HerramientasCRM o gestor de proyectos · Gmail · Google Business o Trustpilot
05
Nuevo suscriptor → bienvenida + etiqueta
Cuándo
Alguien se suscribe a tu newsletter o descarga un recurso.
Paso 1
Lo añade a la herramienta de email con la etiqueta de su interés.
Paso 2
Activa la secuencia de bienvenida.
Paso 3
Si ya es cliente, lo marca para no enviarle ofertas de captación.
ResultadoCada persona recibe los emails que le tocan desde el primer día.
HerramientasFormulario · MailerLite, Brevo o ActiveCampaign
06
Cada lunes → informe con las cifras clave
Cuándo
Todos los lunes a primera hora.
Paso 1
Recoge ventas, contactos nuevos y reservas de la semana.
Paso 2
Los añade a una hoja de cálculo.
Paso 3
Te envía un email con el resumen y la comparación con la semana anterior.
ResultadoDecides con datos sin dedicar una hora a reunirlos.
HerramientasTu tienda online, Stripe o tu CRM · Google Sheets · Gmail
¿Make o Zapier?
Zapier es más sencilla para empezar y tiene más conexiones directas. Make permite flujos con más pasos y condiciones y suele salir más económica cuando hay muchas operaciones. Para las recetas de esta nota sirven las dos.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo montar estas recetas con el plan gratuito?
Muchas sí, sobre todo al principio y con poco volumen. Si tienes muchas operaciones al mes o necesitas varios pasos, necesitarás un plan de pago.
¿Qué receta monto primero?
La de formulario a CRM con respuesta automática: es la que más se nota en la experiencia del cliente y la más sencilla de montar.
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